Hướng dẫn

Giải pháp họp không giấy là phần mềm hỗ trợ tổ chức các cuộc họp theo phương thức truyền thống trên môi trường mạng nhằm nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành. 

Các tổ chức cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành sẽ giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp, góp phần tích cực trong công tác đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính.

Lợi ích của họp không giấy

• Cung cấp đầy đủ thông tin cuộc họp: các thông tin chính của cuộc họp như nội dung cuộc họp, thời gian, người chủ trì, thư ký, tài liệu họp,… đều được hiển thị trực quan trong thông tin cuộc họp
• Thống kê cải thiện hiệu suất cuộc họp: Cho phép thống kê tổng số cuộc họp đã khởi tạo, số cuộc họp đã hoàn thành, cuộc họp bị hủy bỏ, cuộc họp đang diễn ra trong khoảng thời gian lựa chọn (tuần, tháng, quý, năm) 
• Hạn chế tối đa việc quên, sót lịch họp: Báo lịch, nhắc lịch bằng hẹn giờ SMS, Email, Notification Mobile App nhờ đó tránh tình trạng quên lịch
• Kiểm soát dễ dàng số lượng đại biểu xác nhận tham dự họp, danh sách cán bộ được ủy quyền, danh sách cán bộ từ chối tham dự cuộc họp.
• Ban hành quyết định họp nhanh chóng
• Tăng cường khả năng kết nối: các đại biểu dễ dàng tương tác đa chiều, tức thời trao đổi và chia sẻ đa dạng dữ liệu trong quá trình trước, trong và sau khi diễn ra cuộc họp
• Bảo mật an toàn: Phần mềm triển khai trên hạ tầng của tổ chức nên đảm bảo 100% tính bảo mật của cuộc họp

Quản lý cuộc họp

• Phân công trách nhiệm cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp
• Khởi tạo thông tin cuộc họp nhanh chóng với các thông tin và nhóm người dùng được khai báo sẵn 
• Thông báo trước cho các đại biểu mời tham dự thông qua phần mềm họp không giấy (SMS, Email, Mobile App)
• Không giới hạn thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp bao gồm khách mời từ cơ quan ngoài
• Hẹn giờ gửi tin nhắn nhắc lịch, tránh việc quên lịch họp (SMS, Email, Mobile App)